鄂府办发〔2020〕65号
各旗区人民政府，市人民政府各部门，各直属单位，各大企事业单位：
现将《鄂尔多斯市人民政府办公室公文处理工作制度》印发给你们，请严格遵照执行。
鄂尔多斯市人民政府办公室
2020年8月31日
鄂尔多斯市人民政府办公室
公文处理工作制度
为进一步规范市人民政府办公室公文运转程序，切实提高公文运转效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，下称《条例》）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012，下称《格式》）和《鄂尔多斯市人民政府关于公布〈鄂尔多斯市人民政府工作规则〉的通知》（鄂府发〔2013〕43号），结合实际，制定本制度。
第一章 收文办理
一、总则
本制度所称公文，是指符合《条例》《格式》要求，具有特定效力和规范体式的党政机关公文，白头材料等非公文材料不在此列。
市人民政府办公室的收文办理工作由市人民政府办公室文电科（下称文电科）综合管理、其他科室配合，文电科对收文办理工作负责，具体承办科室对来文所述事项的落实工作负责。
二、公文受理
主送或抄送市人民政府及办公室的各级来文来电，由市人民政府办公室文电科负责受理。其他科室及个人，不得受理公文。
（一）报送要求
向市人民政府报送的公文，应符合下列要求：
1.公文格式符合《条例》《格式》规定，所附资料齐全；
2.请示类公文有本单位负责合法性审查的内设机构或聘请的法律专家、法律顾问出具的合法性审查意见。合法性审查意见须从内容和报送程序两方面说明有无依据、依据的具体法律法规名称及条款，并得出明确的审查意见。合法性审查意见应加盖审查机构印章，无专门合法性审查机构的，加盖旗区、部门、单位、企业办公室或承担办公室职能内设机构的印章；
3.表述精练、准确，所述事项明确，语句无歧义，无错误的人名、地名，无错别字，标点符号使用符合国家规范，引用文件规范正确；
4.涉及其它旗区、部门、单位职权，应征求意见并达成一致，征求意见情况要在正文或附件中说明。
（二）不予受理范围
有下列情形的公文，市人民政府办公室不予受理：
1.主送、抄送中未列明市人民政府及办公室的；
2.主送市人民政府或办公室，但公文所述事项不属于市人民政府或办公室职责范围内事项的；
3.主送市人民政府议事协调机构，且该议事协调机构办公室非设在市人民政府办公室的；
4.来文内容与国家和自治区有关政策、法规相抵触的；
5.来文不符合《条例》《格式》和自治区相关规定的，包括文种选择错误、格式不规范、违反行文规则等；
6.文字表述不准确，数字、单位、人名、字母词等引用不规范或有明显错误的；
7.附件不齐的；
8.提请市人民政府及办公室研究、印发的公文，涉及其它部门职权未征求意见且达成一致或重大事项未履行重大决策有关程序的；
9.向市人民政府报送的上行文签发人非主要负责人，请示类公文未附合法性审查意见或审查意见不明确，所述事项不符合相关法律法规、政策及上级要求的；
10.直接报送领导个人的；
11.非紧急事项越级行文的。
不符合受理要求的公文，经市人民政府秘书长以上领导签字审批，市人民政府办公室予以受理。文电科每月汇总一次领导签字受理情况，报市人民政府秘书长、副市长、市长阅知。
（三）不予受理公文的处理
不予受理的公文，从送达渠道退回来文单位。通过公文交换系统报送的，附退文单退回；纸质送达的，向送达人当面说明原因后退回；邮寄渠道送达的，电话联系说明原因后退件。文电科退回公文时，有下列情况应通过其它渠道方式报文或向有关机关行文的，应向报文单位说明。
1.未主送市人民政府及办公室，但需报市人民政府知晓或签批的，应由受文单位另行行文报市人民政府。
2.主送市人民政府议事协调机构的公文，应由协调议事机构办公室所在部门和承担议事协调机构办公室职能的部门负责受理运转。需在协调议事机构担任职务的市人民政府领导签批的，应由协调议事机构办公室主任在议事协调机构公文处理单或承办部门公文处理单上提出拟办意见，报市人民政府办公室协助运转。
3.市直国有企业和市直国有企业转制的民营企业来文，市人民政府比照市直部门公文受理。其它企业、社会组织、民间组织等来文，除报送紧急突发事件有关情况或涉及事项只能由市人民政府协调、处理的，应报送市直主管部门或属地旗区人民政府，由市直主管部门或属地旗区人民政府提出明确的倾向性意见后报市人民政府。
4.市直部门所属事业单位需向市人民政府行文的，应报主管部门，由主管部门提出明确的倾向性意见后报市人民政府。
（四）报送渠道
除涉密公文外，各旗区、各部门、各单位与市人民政府及办公室公文往来应通过公文交换系统进行。因工作性质不能接入电子政务外网的部门、单位报经市人民政府秘书长审核、常务副市长批准后可向市人民政府报送纸质公文。
文电科受理的纸质公文，应加盖收文专用章后扫描进入OA（自动化办公）系统运转。未经文电科审核并加盖收文专用章的纸质公文不得进入流转程序。市人民政府办公室其它科室擅自接收且进入流转程序的，文电科不予登记、承办、催办和归档。
二、办理环节及时限要求
（一）签收。文电科负责签收市人民政府及办公室各级来文。
通过邮寄渠道传递的资料，收件人为“市人民政府”和“市人民政府办公室”的，由文电科拆封；收件人为市人民政府领导或市人民政府办公室领导的，由对应政务科室或领导本人拆封；收件人为市人民政府办公室科室的，由对应科室拆封。邮件内容为公文的，由拆封科室或领导于拆封当日或次日转文电科转入公文流转程序办理。
签收的纸质公文，应加盖公文受理专用章后扫描进入运转环节。
签收环节应于收到公文后立即完成。
（二）登记。对收到的公文，文电科办文人员应详细登记来文的标题、文号、紧急程度、收文日期等信息，纸质运转的公文还要全程记录各办理环节经手人和交接日期等运转信息。
登记环节于签收后立即完成。
（三）初审。文电科应按照市人民政府办公室公文受理要求，对签收的公文进行严格初审，切实提高公文收办质量。
经初审不符合受理要求的公文，经文电科科长确认后，退回来文单位并说明理由；符合受理要求的转入流转程序，其中纸质来文加盖收文专用章，注明签收日期和签收人。初审环节应于收文后1个工作日内完成，接收公文较多或公文篇幅较长的，可以延长1个工作日完成。
文电科应将退文情况、退文原因定期报市人民政府秘书长、副秘书长、办公室副主任阅知，并适时通报。
（四）拟办。文电科办文人员应认真阅读来文，掌握来文主要内容和要求，提出拟办意见，经文电科科长审核确认后，根据市人民政府和办公室领导分工，将来文附“鄂尔多斯市人民政府办公室文件批办单”（下称文件批办单）送市人民政府及办公室相关领导签批。
拟办意见应准确具体，必要时可查阅相关文件、资料并征求来文单位、市人民政府办公室对口政务科室和分管领导的意见后提出。
1.党中央、国务院及各部委，自治区党委、人民政府及各厅局，市委来文，拟办意见应包括以下内容。
（1）对篇幅较长的，简明扼要概括核心内容和特别需要提请注意的其它重要事项。
（2）对文件的落实工作提出办理意见，其中：需要转发的，明确主办部门牵头提出贯彻意见后转发；需要翻印的，提出翻印意见；需要结合实际贯彻落实的，提出落实意见并明确主办部门。
（3）按照公文的内容和市人民政府及办公室领导分工，提出签批领导的范围。签批领导范围应根据工作需要控制在最小范围。
2.报送市人民政府的上行文拟办意见应包括以下内容。
（1）篇幅长的公文，要提炼必要的背景情况、主要内容、提请市人民政府解决的问题，并提出办理建议。
（2）需要答复或批复的，提出主办、协办机关名单，并提出答复方式建议。
（3）可编发信息的，应提出转市人民政府办公室信息科研处的意见。
（4）按照公文的内容和市人民政府及办公室领导分工，提出签批领导的范围。
（5）对文种使用报告的上行文，只提出送请阅知领导的范围，附市人民政府办公室文件传阅单传阅。
3.其它行政区域来文拟办意见应包括以下内容。
（1）必要的背景情况，需市人民政府研究的事项。
（2）需要承办和答复的，提出主办、协办机关名单，并提出答复方式建议。
（3）按照公文的内容和市人民政府及办公室领导分工，提出签批领导的范围。
签批领导应以“全名+职务”的格式，按领导排序由后向前排布。
一般情况下，拟办环节应于初审通过后1个工作日内完成，情况复杂的，视实际情况处理。紧急公文按照对应紧急程度办理要求执行。
来文需征求相关旗区、部门、单位意见后提出拟办意见的，文电科提出征求意见范围和反馈时限，经分管口副秘书长、办公室副主任签批同意后转相关旗区、部门、单位提出意见。
提出拟办意见时，副秘书长、办公室副主任层面只明确一位签批拟办意见。涉及的其他副秘书长、办公室副主任不再直接阅批文件，由文电科将市领导签批意见分阅阅知。市直部门、单位报送的公文，由分管或联系口副秘书长、办公室副主任签批拟办意见；旗区，市人民政府未分管或联系的市直部门、单位和市外单位报送的公文，由公文所述事项的分管或联系口副秘书长、办公室副主任签批拟办意见，公文所述事项涉及多个分管或联系口的，由主要事项所涉副秘书长、办公室副主任签批拟办意见，副秘书长、办公室副主任对所涉主要事项界定有异议的，报市人民政府秘书长指定。接待事宜实行“一支笔”签批，副秘书长、办公室副主任签批拟办意见后统一由市人民政府秘书长审批。
（五）传阅。文电科按照分管口秘书长（副秘书长、办公室副主任）签批的拟办意见和工作需要，及时将公文按照领导排序由后向前的顺序通过OA（办公自动化）系统（涉密公文除外）送传阅对象阅知或批示。阅件应采用分阅的办法，一次性传阅所有涉及领导。传阅公文时应随时掌握公文的去向，不得漏传、误传、延误。同时，要视领导在家情况灵活掌握传阅顺序，除特殊情况，直接分管的领导应先传阅。
批办件需市长批示的，由文电科拟办意见直接提出，或由副市长、市人民政府秘书长签批意见呈市长阅知或签批，相关副市长均批阅完毕后送市长批阅。
一般公文，文电科办文环节应即收即传，登记完毕后马上传阅下一位领导。对口政务科室应及时提醒领导于3个工作日内签批完毕并将签批完毕的公文退回文电科；3个工作日内领导未签批的，要及时向对口副秘书长、办公室副主任汇报，由对口副秘书长、办公室副主任提醒领导签批；超过7个工作日未签批的，向市人民政府秘书长汇报情况后退回文电科并说明原因。紧急公文按照紧急程度对应时限要求办理。
对领导长时间未予签批的文件，文电科反馈报文机关，由报文机关协调。协调未果的，退文处理。
领导签批耗时较长的公文，文电科应定期汇总报市长、副市长，市人民政府秘书长、副秘书长、办公室副主任。
（六）转办。根据领导批示，需转有关部门办理的，文电科将载有领导批示的文件批办单连同来文及相关资料，通过公文交换系统转承办机关。一般情况下，分管口副秘书长、办公室副主任有批示后即可转办，之后随时转办其他领导批示。需反馈意见和办理结果的应明确反馈期限，紧急公文应注明办理要求和时限。纸质公文须加盖市人民政府办公室公文处理章后转承办机关。承办机关应定时向市人民政府办公室报送完成情况。
承办机关按照市人民政府及办公室领导签批意见提出的贯彻意见、拟制的公文，报送市人民政府后文电科不再拟办，直接分办至市人民政府办公室相关科室汇总进入发文程序。
转办环节应于收到领导签批件8小时内完成。
（七）催办。转旗区、部门、单位提出意见和具体办理的公文，文电科和对口政务科室要定期催办。
一般情况下，征求意见类公文，相关旗区、部门、单位应于三个工作日内书面反馈意见；具体办理类公文，结合公文内容确定办理时限。
反馈期满未反馈的，文电科于反馈期满当天书面催办。不能按期反馈的，应向市人民政府办公室书面说明情况并提出延长期限申请（应明确提出延长的天数或截止日期），经分管口副秘书长、办公室副主任同意，可视情况适当延长期限。延期只能申请一次，且不得超过原定办理期限时长。办文人员要将延期情况（包括原因、审批领导、延长时限）记录在案。
不能按期反馈且未向市人民政府办公室提出延期申请的，文电科通报对口科室催办并提交分管口副秘书长、办公室副主任督办。
超期三天不反馈，且未向市人民政府办公室提出延期申请或提出延期申请未获批准的，承办部门要向市人民政府作出书面说明；超期七天不反馈的，经市人民政府秘书长批准，予以通报，被通报单位主要负责人要向市人民政府作出书面检查。
催办过程要做记录，重要情况要及时向有关领导汇报。
（八）答复。经办人员要将请示、报告、意见的处理结果及时通知来文机关。一般采取转文件批办单的形式答复，也可采取电话通知等形式，但要做好记录。需要起草批复等回复公文的，尽快转有关科室拟稿。
（九）注结。来文办理到以下程度，可以注结，注结应注明办结日期、办理结果。
1.可一次办结的公文有了具体结果。
2.需转发的公文，已转相关部门提出了具体贯彻意见，并已转交对口科室起草转发通知。
3.需阅知的公文，已分送或复印后分送所有应阅知的单位和人员。
4.需批复或回复的公文，已转交有关人员起草批复或将文件批办单复印回复来文机关。
5.市人民政府及办公室领导指示无需继续办理。
注结的公文，应将原件、领导批示及处理过程中的有关资料收集齐全，列出资料清单经文电科科长审核签字后一并归档。
三、办理流程时限要求
（一）阅办件。单一传阅的普传公文不超过40个工作日办结，其它传阅件不超过10个工作日办结。其中，文电科办文人员流转合计不超过两个工作日，每位领导的签批时限不超过3个工作日。
（二）批办件。平件不超过10个工作日办结，特殊情况经分管口副秘书长审批同意可以视情况延长期限。其中：办文人员（包括公文办理过程中涉及的所有工作人员）流转合计不得超过两个工作日；每位领导签批环节不超过3个工作日。文电科要将公文签批情况每月汇总一次，报市人民政府秘书长、副秘书长、办公室副主任阅知。
（三）紧急公文。“特提”件，收件后立即办理，两个小时内转办到承办机关，当天注结；“特急”件，4个小时内转办到承办机关，24小时内注结；“加急”件，8个小时内转办到承办机关，两天内注结；“平急”件，12个小时内转办到承办机关，3天内注结。
第二章 发文办理
一、总则
（一）以市人民政府及办公室行文，要按照《条例》《格式》规定规范行文，不得随意制发便函、白头通知等非正式公文。
（二）市人民政府办公室的发文办理工作，由文电科综合管理、其它科室共同负责，文电科总体审核拟制发的公文，具体对公文的格式、审签程序负责，拟文科室对公文的内容负责。
二、发文程序
（一）起草
1.以市人民政府及办公室名义制发的公文，由市人民政府办公室相关科室起草，也可由相关旗区、市直部门代拟。代拟的公文，须经市人民政府办公室对口科室审核把关后进入发文程序。部门提请市人民政府或市人民政府办公室发文的，应在征求相关部门意见并进行合法性审查后行文报市人民政府（征求部门意见情况和合法性审查意见作为附件），由对应政务科室审核、文电科提出处理意见经市人民政府分管副秘书长审批，重要公文需经市人民政府秘书长审批。
2.起草公文应符合国家法律法规及其它有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范；标点符号使用符合《标点符号用法》（GB/T15834—2011）标准，数字引用符合《出版物上数字用法》（GB/T 15835—2011）标准，量、单位和符号引用符合《国际单位制及其应用》（GB3100）、《有关量、单位和符号的一般原则》（GB3101）、《量和单位》（GB3102）标准，引用公文时应同时标注被引用公文的标题和发文字号，涉及的人名、地名、职务及单位名称要准确规范。规范性文件应由市人民政府办公室政策法规科进行合法性审查后，起草科室依据审查意见履行相关程序再进入发文程序。
3.拟提交市委（办公室）、市人民政府（办公室）联合印发的公文，起草人应同时遵守市委办公室有关制度要求并主动与市委办公室做好协调对接工作。
（二）审核。审核人员应全面审查拟发的文稿，包括是否需要行文，以何种名义及何种形式行文；是否符合党的现行方针政策、国家法律法规及上级有关规定，规范性公文是否有法制部门的合法性审查意见；如提出新的政策规定，是否经相关部门研究并达成一致意见，按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关政策规定等；涉及事项决策程序是否履行到位；观点是否正确，内容是否符合实际，措施是否切实可行，有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处；文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝练；标点、数字、计量单位、专用名词、引文、简称等是否规范；秘密等级、紧急程度、标题、文种、主送机关、结构层次序数、附件说明、抄送机关、附件等是否符合规定。
1.科室审核。部门代拟的文稿，由分管副市长对应政务科室负责人全面审核并签字；市人民政府办公室科室起草的文稿，由起草科室负责人全面审核并签字。文稿起草后，应通过OA系统进入发文程序。
2.文电科审核。起草科室负责人审核后的公文，由文电科按以下程序审核。
（1）行文确认。对受理的文稿，审核人员要按照《条例》和市人民政府及办公室主要公文形式、适用范围和审批程序规定确定是否需要行文、以何名义及何种形式行文。
下列情形的文稿，一般不以市人民政府或市人民政府办公室名义行文：属部门和旗区职权范围内可以办理的事项或可以解决的问题；对自治区厅局公文提出的贯彻执行意见；已在会议上印发的领导同志讲话和纪要；未经协商取得一致意见的文稿；照抄照转上级公文超过50%，内容空泛，对指导工作无实际意义的文稿。
凡属可发可不发的公文，坚决不发。对不宜以市人民政府或市人民政府办公室名义行文的文稿，只提出处理意见，不做修改加工，报经分管副秘书长、办公室副主任同意后，退回主办单位自行处理。
（2）受理。文稿首页使用规范的发文稿纸，拟稿人、科室负责人在相应栏目内签署了姓名、意见，文稿主题明确、文理通顺、附件齐全，附有必要的背景情况说明，主送、抄送机关明确，并附有详细名单，有支撑件的列出支撑件清单并附上全部支撑件，符合规范要求的文稿，由文电科受理并进入审核程序。
不符合要求的文稿，由文电科核稿人员提出处理意见，经文电科科长审核同意后，退回起草科室修改完善或另作处理。退文情况定期通报办公室有关领导。办公室内部发文参考市人民政府发文程序审核、送签。
（3）核稿。文电科核稿人员要在认真研读、熟悉文稿基本内容的基础上，认真把好内容关、政策（法规）关、程序关、格式关和文字关。
核稿过程中，如发现需要会签和协调解决的重要事项，可由文电科提出意见，经分管副秘书长、办公室副主任审核同意后，退回起草科室协调；起草科室无法协调的，要列明各方理据，提出建设性意见后报请市人民政府有关领导协调或审定。
原稿基础较差，需作较大改动的，由文电科提出意见后由起草科室修改；对改动较大、特别是修改了实质性内容的文稿，应请会签机关负责人重新审阅并签署意见。
对文稿的核改，自收文之日起，一般应在两个工作日内完成，并及时送审；篇幅较长或需作较大修改的，应在5个工作日内完成。急件随到随审。如文稿退回修改后重新办理的，办理时限自收到修改稿之日起重新计算。
（三）签发。文电科审核后的文稿，按照市人民政府及办公室公文形式、适用范围和审批程序规定送市人民政府或办公室领导审核、会签、签发。
1.文稿送审时，审核人应按照“四个要”（必要的背景情况要有简要说明；把握不准的重大问题要明确提示；会签时有不同意见的问题要如实注明；急办事项要标注时限要求）的要求，注明有关事项。
2.审签过程中领导如有重要改动，要随时向参与审稿的其他领导和有关方面通报。
3.领导圈阅或只签署姓名、日期的，视为同意发文。
4.办公室相关科室应提醒有关领导及时审签公文，审签公文一般于3个工作日内完成。紧急公文随到随办。
5.签发过程中，审核、会签、签发领导退回要求修改的文稿，修改时间超过一个月的，重新履行签发程序。
领导签发之后起草科室提出需要修改的，按以下权限履行签批手续。
（1）公文出现明显错误，如人名、地名，和不影响公文表述意思的个别字词、语句等，由文电科科长签批修改。
（2）一般性改动，即对公文执行无较大影响的改动，如对业务工作的文字性表述，市人民政府秘书长、副秘书长、办公室副主任签发的公文，经签发人签批同意后修改，市长、副市长签发的文件，经对口服务市长、副市长的秘书长、副秘书长、办公室副主任签批同意后修改。
（3）实质性改动，即对公文的执行有较大影响的改动，如改变数据、替换人选、改变政策措施条款等，重新履行签发程序。
6．补签。特殊情况下，制发公文需先发后补签的，按以下规定办理。
（1）请示领导补签由起草科室负责协调。其中：市人民政府秘书长、副秘书长、办公室副主任补签的，由本人告知文电科；市长、副市长补签的，由对口服务的秘书长、副秘书长、办公室副主任告知文电科。
（2）补签的公文，由起草科室负责补齐手续。
（3）文电科要每月汇总一次补签情况，包括是否事后补齐手续，报市人民政府秘书长阅知。
（四）复核。经市人民政府或办公室领导签发的公文，由文电科复核。复核的重点为审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经全面把关合格的公文，核稿人员方可在“复核定稿”一栏签字。对不符合要求的，退回起草科室补办或补齐；对不符合规定、问题较大或内容与形式不相符的，要按规定修改并按程序（按原审批人审批顺序）复审。复核环节应于收到签发件1个工作日内完成。
审批、签发程序不全且需要发文的，由市人民政府秘书长、副市长签批。文电科要每月汇总此类文件情况报市人民政府秘书长阅知。
（五）登记。复核无误的公文，由文电科核稿人员确定公文的发文字号、分送范围等，并登记发文字号、标题、发文日期、密级等信息。
（六）印制。登记完毕后，公文送办公室文印中心排版、校对，形成清样送文电科定稿签字确认后缮印。文印中心要在严谨、高效、保密的前提下印制公文，确保公文内容准确、版式规范、装订整洁、安全保密，并做好以下六个方面的事宜。
1.认真检查送印稿，对未按规定程序审签、签发的文稿，一律拒收并退回。
2.严格按文稿校对公文，对个别文稿中存在模糊或错误之处，校对人员要及时与核稿人核实纠正。严禁不负责任、将错就错。
3.根据发文机关和发文字号，准确使用相应的文头、印鉴，严禁张冠李戴。
4.严把公文印制关。要明确专人负责对成品公文逐份进行质量检查，确认无误后，将原稿、核校清样和成品公文一并送文电科科长阅审。
5.加强安全保密工作，涉密的成品公文及时交付文电科统一分发。未经文电科科长核准，任何人不得擅自从文印中心查阅、借阅、调取任何公文。
6.提高效率。文印中心要按照文电科要求合理安排确定公文排印顺序，紧急公文按时限要求印毕，平件两个工作日内印毕，篇幅特别长的公文5个工作日内印毕。
涉密公文应在符合保密要求的指定场所使用指定的涉密设备印刷。
通过电子公文交换系统发送的电子版公文，应使用成品纸质公文的扫描件。
（七）核发。公文印制完毕，由文电科科长检查公文的文字、格式和印刷质量后，根据公文的密级、发送范围和紧急程度及时按规定渠道分发。核发要做到严谨高效、即送即审。
经审核合格的公文，由文电科工作人员按发放范围及时分发；对不合格的公文，要指出存在问题并责成文印中心重新印制；对经审核不能或暂时不宜发送的公文要妥善处置。其它科室制发的公文，须经所在科室负责人最终审核把关后方可分发。公文印妥后，须在当日或次日发出。对核发公文的数量和质量等方面的问题，要认真登记，每月汇总一次。
（八）归档。经办人员要将成文（4份）、底稿及其它有关资料搜集齐全，及时移交档案室归档。
第三章 市人民政府及办公室公文形式、
适用范围及审批程序
一、《鄂尔多斯市人民政府文件》（上行文）
（一）发文字号为“鄂府字〔20××〕×号”，用于向自治区人民政府上报请示、报告、意见。
（二）发文字号为“鄂府土字〔20××〕×号”，专用于用地的请示事项。
审批程序为：分管口副秘书长、办公室副主任审核，秘书长、分管副市长会签，市长签发。市长因外出等无法签发公文时，向自治区人民政府备案后，可委托常务副市长签发。
二、《鄂尔多斯市人民政府》
（一）发文字号为“鄂府议字〔20××〕×号”，用于向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会报送议案。
审批程序为：经市人民政府全体会议、常务会议或市长办公会议讨论通过，秘书长和相关副市长会签后由市长签发。
（二）发文字号为“鄂府任字〔20××〕×号”，用于任免干部。
审批程序为：经市人民政府常务会议研究通过后，由市人民政府秘书长会签、市长或市长委托常务副市长签发。
（三）发文字号为“鄂府提任字〔20××〕×号”，用于提请市人大常委会任免干部。
审批程序为：经市人民政府常务会议研究通过后，由市人民政府秘书长会签、市长签发。
三、《鄂尔多斯市人民政府令》（下行文）
发文字号为“第×号”，用于公布市人民政府规章；嘉奖有关单位及人员；宣布施行重大强制性措施。
审批程序为：分管口副秘书长、办公室副主任审核，市人民政府秘书长、有关副市长会签，市长签发。
四、《鄂尔多斯市人民政府文件》（下行文）
发文字号为“鄂府发〔20××〕×号”，用于公布市人民政府规范性文件；转发自治区人民政府公文；下达市人民政府重要决定、意见、计划 、规划；发布有关政策性的规定和对政策性规定的修订；发布全市性的重要工作部署和涉及面较广的行政措施；批转各旗区和市直各部门的重要报告、意见；批复旗区、部门的重要请示事项等。
审批程序为：分管口副秘书长、办公室副主任审核，必要时秘书长进一步审核，由市长或分管副市长签发，经授权也可由秘书长签发。其中，规范性公文须经市人民政府办公室政策法规科审查、分管副市长审核、常务会议研究通过后，由市长签发；属综合性、全局性的或涉及大额资金使用、土地出让、国有资产调配处置、矿产资源配置等重大问题，需经相关副市长会签后，由市长或市长委托常务副市长签发；特别重要的问题，需提交市人民政府常务会议研究通过后，由市长或市长委托常务副市长签发；涉及两位或两位以上副市长分管的工作，需经相关副市长会签后，报市长或常务副市长签发。
五、《鄂尔多斯市人民政府》（公函）
（一）发文字号为“鄂府函〔20××〕×号”，主要用于与不相隶属机关商洽、联系工作；批复旗区、部门的一般性请示事项；其它需以市人民政府名义行文的事项。
（二）发文字号为“鄂府信复函〔20××〕×号”，用于答复信访事项。
审批程序为：分管口副秘书长、办公室副主任审核，分管副市长签发。特别重要的事项，由市长或常务副市长签发。经授权，一般事项可由秘书长签发。
六、《鄂尔多斯市人民政府会议纪要》
发文字号为“〔20××〕×号”，用于记载和传达市人民政府常务会议、市长办公会议及其它重要会议精神和议定事项。
审批程序为：经秘书长、相关副秘书长、办公室副主任审核，主持会议的市长、副市长签发；市长办公会议和常务会议纪要经相关副秘书长审核，秘书长和相关副市长会签后，由市长或常务副市长签发。
七、《人大代表建议政协委员提案办理答复函》
发文字号为“鄂建提复字〔20××〕 ×号”，用于答复各级人大代表建议和政协委员提案。
审批程序为：分管口副秘书长、办公室副主任审核，秘书长或相关副市长签发，特别重要的事项或自治区、全国人大代表建议和政协委员提案，由市长或常务副市长签发。
八、《鄂尔多斯市人民政府办公室文件》
发文字号为“鄂府办发〔20××〕×号”，用于转发自治区人民政府办公厅公文；为落实市人民政府研究决定的事项或市人民政府领导的指示，就某些方面发出通知或通报；转发各旗区和市直各部门报告、意见或答复各旗区和市直各部门请示、意见；就市人民政府办公室本身的重要工作作出决定等。
审批程序为：相关副秘书长、办公室副主任审核后，秘书长签发。经授权，一般事项的公文可由相关副秘书长或办公室副主任签发。涉及市人民政府工作的重要事项，需经副市长或市长审阅后，由秘书长签发；必要时，可由副市长或市长签发。
九、《鄂尔多斯市人民政府办公室》
发文字号为“鄂府办函〔20××〕×号”，主要用于传达市人民政府会议一般性决议或市长、副市长的指示；答复各旗区和市直各部门的一般性请示、意见；一般性的事务性事项通知、通报等。
审批程序为：相关副秘书长、办公室副主任审核，秘书长签发。经授权，一般事项的公文可由相关副秘书长或办公室副主任签发。
十、《鄂尔多斯市人民政府办公室》
发文字号为“鄂府办厅务字〔20××〕×号 ”，主要用于通知或与相关部门协商市人民政府办公室内部事务。
审批程序为：相关副秘书长、办公室副主任审核，秘书长签发。
十一、《内部情况通报》
发文字号按年度编号，格式为“第×期”，主要用于刊载市人民政府领导在市人民政府召开的重要会议上的讲话(已在会议上印发和在市人民政府公报上登载的，原则上不再印发)；上级和市人民政府领导重要批示；重要调查报告和重要参阅公文；其它重要情况等。
审批程序为：由相关副秘书长或秘书长签发。其中市人民政府领导讲话和批示需本人审定签发。
十二、《鄂尔多斯市发电》
因事项紧急，需以电传形式发出的市人民政府或市人民政府办公室公文，用《鄂尔多斯市发电》（绿色文头）发出，发文字号分别为“鄂府发电〔20××〕×号”和“鄂府办发电〔20××〕×号”，审批程序同市人民政府公文和市人民政府办公室公文。需以密码电报发出的市人民政府公文或市人民政府办公室公文，用《鄂尔多斯市发电》（红色文头）发出，发文字号分别为“鄂府密电〔20××〕×号”和“鄂府办密电〔20××〕×号”，审批程序同市人民政府公文和市人民政府办公室公文。
第四章 公文管理
一、市人民政府办公室各科室公文管理职责
（一）市人民政府办公室文电科是市人民政府及办公室公文的总关口（包括进口、出口），负责市人民政府及办公室的公文管理工作，包括来文的受理、运转、存档和以市人民政府及办公室名义制发公文。其它科室不得擅自受理、转办来文和以市人民政府及办公室名义制发公文。
（二）市人民政府办公室其它科室应协助文电科做好以下方面工作。
1.承办本科室职责范围内事项的来文。
2.催办、督办分管口部门承办的来文。
3.协助提醒所对应领导及时签批公文，根据领导日程安排提醒文电科调整传阅顺序。
4.根据来文处理情况，起草批复等对应公文。
5.完成领导交办的其它工作任务。
二、自动化办公系统管理
市人民政府办公室大力推行无纸化办公，不断提高政务工作的信息化水平。除密件和部分急件，原则上市人民政府及办公室来文和发文都要通过市人民政府智慧政务协同平台运行。各政务科负责协助领导做好网上公文的处理工作，并根据领导使用情况向文电科提出改进建议。文电科负责智慧政务协同平台功能和运行保障。
三、保密管理
市人民政府办公室整体保密工作由文电科负责。具体管理按照《鄂尔多斯市人民政府办公室保密操作规程》执行。
文电科要定期检查办公室保密工作，发现问题及时处理解决。要加大对办公室政务工作人员的保密教育和培训力度，提高保密意识，严守保密规定。随时关注保密工作科技更新状态，确保应用先进技术手段提高保密工作的技术水平。
四、业务指导
文电科负责指导全市政府系统办公部门整体业务工作，要通过组织参加培训、针对性调训等方法，督促和指导全市政府系统办公部门提高业务水平和工作效率；各政务科室在各自服务的分管口范围内，督促市直相关部门提高业务水平和工作效率。
第五章 档案资料管理
一、总则
市人民政府办公室文书档案资料管理工作，在市人民政府办公室档案管理工作委员会的领导下，由文电科统一管理，各科室共同负责。文电科具体负责文书档案资料的收集、整理、保管、利用，各科室负责文书档案资料的甄别、提交入档。
二、归档范围
（一）市人民政府办公室收到的国务院、国家部委、内蒙古自治区人民政府、内蒙古自治区厅局制发的重要公文及批办单。
（二）国务院、国家部委、内蒙古自治区人民政府、内蒙古自治区厅局涉及我市的批复、回复。
（三）市人民政府与国家部委、内蒙古自治区人民政府及厅局征求意见往来公文。
（四）市人民政府及办公室制发的全部文件及签发底稿。
（五）旗区、部门、企事业单位向市人民政府报送的重要上行文及批办单。
（六）市外单位与市人民政府函商重要问题的往来公文。
（七）市人民政府及办公室各类会议的记录。
（八）市领导在非公文类材料上的重要批示。
（九）以市人民政府名义签署的各类合同、协议、备忘录。
三、归档程序
（一）收集
1.市人民政府收办的国务院、国家部委、内蒙古自治区人民政府、内蒙古自治区厅局制发的重要公文，涉及我市的批复、回复及对应批办单，由文电科办结之后收集提交归档。
2.市人民政府及办公室制发公文及签发底稿，由文电科收集提交归档。
3.旗区、部门、单位向市人民政府报送的上行文，市人民政府与国家部委、内蒙古自治区人民政府及厅局征求意见往来公文，市外单位与市人民政府函商重要问题的往来公文，以及市领导在非公文类材料上的重要批示由各对口科室负责甄别、提交归档。其中作为发文支撑件的公文，要列出支撑件清单，与支撑件一并作为签发件的附件送文电科流转后由文电科与签发件一并存档。
4.市人民政府及办公室各类会议的记录，由记录科室负责按照会议记录要求规范填写记录封皮、封底履行签字程序后提交市人民政府办公室会议保障科统一汇总归档。
5.以市人民政府名义签署的各类协议、合同、备忘录，各承办部门在履行完签字手续后，按照协议、合同中的约定份数交市人民政府办公室分管口科室，由分管口科室负责审核协议、合同数量及印鉴、签名后列出清单提交归档。
6.各科室应于每年1—2月提交上一年度应归档档案资料。
7.档案资料的移交，要严格履行移交手续，每个环节都要有清单（且与档案资料一一对应）、有签字。
（二）鉴定和整理
1.市人民政府办公室文书档案资料的鉴定，由文电科委托档案局指定的档案事务所和文电科、档案资料提交科室共同进行，于每年四月份开始。
2.经鉴定属于国家档案规定的收集整理范围的，直接由聘请的档案事务所按规范整理立卷归档，由文电科存放于市人民政府办公室档案室。
3.经鉴定不属于国家档案规定的收集整理范围的，由聘请的档案事务所、文电科、档案资料提交科室进行第二轮鉴定。经鉴定市人民政府及办公室来说具有重要留档价值的，由第三方比照国家档案留存规定整理立卷，由文电科存放于市人民政府办公室资料室；经鉴定确无必要留存的档案资料，列出清单报分管文电科和档案资料提交科室的副秘书长、办公室副主任会签，秘书长同意后销毁。销毁时应列出清单，由一名销毁人、两名监销人在场销毁，销毁完毕销毁人、监销人均要在销毁清单上签字。按规定送往市委保密机要局文件销毁中心销毁的，也要比照上述规定执行。
（三）保管、移交和销毁
1.市人民政府办公室档案室只留存10年短期档案。长期和永久档案一经整理完毕，文电科立即移交市档案馆保管，移交过程要严格交接手续，交接双方需认真清点核对，并在交接凭据上签字盖章。
2.不属于国家规定存档范围的资料，保管于市人民政府办公室资料室，由文电科比照档案室管理，每五年重新鉴定一次保存价值。
3.文电科应定期鉴定超过保管期限的档案，并提出存毁意见，报分管档案工作的副秘书长、秘书长同意后销毁。
四、查阅利用
（一）相关组织及人员需要查阅利用市人民政府及办公室制发公文的，应通过依申请公开程序查阅利用。
（二）公安、检察、司法部门及纪检、监察部门因办理案件需要查阅利用档案的, 需两名以上工作人员凭本人工作证件和本单位介绍信及调取证据通知书等合法证明，经分管档案工作和分管所涉领域工作的副秘书长、办公室副主任会签，秘书长同意后，方可查阅利用档案。
（三）律师在代理诉讼案件时需要查阅利用与代理案件有关档案的,须出示律师事务所介绍信、律师证及代理当事人的委托书和立案证明文件，在填写档案查阅利用审批表并经相关领导同意后，可以查阅利用非涉密档案。
（四）外国人、外国留学生、外国组织需要查阅利用档案的,必须持市人民政府外事办公室、所在单位、中国邀请和接待部门开具的介绍证明,在填写档案查阅利用审批表并经相关领导同意后，可以查阅利用非涉密档案。
（五）查阅利用完毕的档案材料要及时放回原处，本单位工作人员因工作需要借阅利用档案原件的，需要在借阅登记簿上签字登记，并标注好交接说明，因不遵守管理规定造成档案材料损害遗失的，严肃追究相关人员责任。
第六章 附则
一、各旗区人民政府、市人民政府各部门、各直属单位、各大企事业单位要比照本制度制定本旗区、本部门、本单位公文处理制度或参照本制度执行。
二、各旗区人民政府、市人民政府各部门、各直属单位、各大企事业单位要高度重视公文处理工作，切实提高从事公文处理工作人员的业务素质，进一步规范本旗区、本部门、本单位公文处理工作，避免向市人民政府报送带“病”公文。市人民政府办公室将定期抽查旗区、部门、单位公文质量，对公文格式不规范、质量不高的旗区、部门、单位，市人民政府办公室将定期通报，被通报三次（含）以上仍不见改观的，主要负责人要向市人民政府作出书面检查。
三、本制度由市人民政府办公室负责解释，从2020年10月1日起实行，有效期5年，此前印发与本制度不一致的，以本制度为准。