各旗区人民政府，市人民政府各部门，各直属单位，各大企事业单位：
经市人民政府同意，现将《鄂尔多斯市人民政府办公厅公文处理工作制度》印发给你们，请认真遵照执行。
鄂尔多斯市人民政府办公厅
2018年9月20日
鄂尔多斯市人民政府办公厅
公文处理工作制度
为进一步规范全市政府系统公文运转程序，切实提高公文运转的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，下称《条例》）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012，下称《格式》）和《鄂尔多斯市人民政府关于公布〈鄂尔多斯市人民政府工作规则〉的通知》（鄂府发〔2013〕43号），制定本制度。
第一章 收文办理
一、公文受理
（一）主送或抄送市人民政府及办公厅的各级来文来电，由市人民政府办公厅文电会议科（下称文电会议科）负责统一受理。
主送协调议事机构的公文，应由协调议事机构办公室所在部门负责受理运转。需在协调议事机构担任职务的市人民政府领导签批的，应由协调议事机构办公室主任提出拟办意见，报市人民政府办公厅协助运转。
主送其它单位，需报市人民政府知晓或签批的，应由受文单位另行行文报市人民政府。
未经文电会议科审核并加盖收文专用章的纸质公文不得进入流转程序，文电会议科不予登记、承办、催办和归档。
（二）文电会议科要严把收文关，切实提高文件收办质量。有下列情形的文件不予受理：
1.主送、抄送中未列明市人民政府及办公厅的；
2.主送市人民政府及办公厅，但不属于市人民政府或办公厅职责范围内事项的；
3.来文内容与国家和自治区有关政策、法规相抵触，明显不能办理的；
4.来文不符合《条例》《格式》和自治区相关规定的，包括文种选择错误、格式不规范、违反行文规则等；文字表述不准确，数字、单位、人名、字母词等引用不规范，或有明显错误的；
5.提请市人民政府及办公厅研究、印发的规范性文件、方案等，涉及其它部门职权未征求意见的；
6.直接报送领导个人的；
7.非紧急事项越级行文的。
除报送紧急突发事件有关情况或涉及事项只能由市人民政府协调、处理的，市人民政府办公厅一般不直接受理企业来文。
企业文件应报送主管部门或属地旗区人民政府，由主管部门或属地旗区人民政府研究提出倾向意见后报市人民政府。
（三）大力提高公文处理工作的信息化水平，推行无纸化办公。除涉密公文外，各旗区、各部门、各单位与市人民政府及办公厅公文往来应通过市直单位公文交换系统进行。
二、办理环节及工作要求
（一）签收。文电会议科负责受理各级来文。其中通过邮寄渠道的文件资料，收件人为“市人民政府”和“市人民政府办公厅”的，由文电会议科拆封；收件人为市人民政府或市人民政府办公厅领导的，由对应政务科室或领导本人拆封；收件人为市人民政府办公厅科室的，由对应科室拆封。拆封后应转入公文流转程序的，拆封科室或领导应及时转文电会议科办理。签收环节应于收文当日完成。
（二）登记。办文人员应于收文当日或次日详细记载来文的标题、文号等公文信息。同时全程记录各办理环节经手人和交接日期等运转信息。
（三）初审。文电会议科应对签收的公文进行初审。经初审不符合受理要求的公文，经文电会议科科长确认后，退回来文单位并说明理由；符合受理要求的转入流转程序，其中纸质来文加盖收文专用章，注明签收日期和签收人。初审环节应于三个工作日内完成。
（四）承办。办文人员应认真阅读来文，掌握来文主要内容和要求，并根据需要征求相关旗区、市直相关部门意见（以市人民政府办公厅公文处理专用纸征求意见）提出拟办意见后，根据市人民政府领导分工，将来文附“鄂尔多斯市人民政府办公厅文件批办单”送对应的秘书长、副秘书长、办公厅副主任签批。涉及办公厅事务的来文，由相关科室提出拟办意见，文电会议科送签。
各旗区、各部门应于三个工作日内书面反馈意见，情况复杂的，可以延长到五个工作日。五个工作日仍然不能反馈的，应向市人民政府办公厅书面说明情况，经分管口副秘书长同意，可视情况适当延长期限，延期不得超过两次。一般情况下，承办环节应于一周内完成。
拟办意见应准确具体，必要时可征求分管领导的意见后提出。
1.党中央、国务院及各部委，自治区党委、人民政府及各厅局，市委来文，拟办意见应包括以下内容。
（1）按照文件的内容，阅办件应提出阅批领导的范围，批办件应明确具体承办落实的部门。
（2）对需要转发或翻印，以及结合我市实际贯彻落实的文件，提出具体意见并明确主办部门。
（3）特别需要提请注意的其它重要事项。
2.请示、报告、意见，拟办意见应包括以下内容。
（1）必要的背景情况、主要内容，特别是提请市人民政府解决的问题及办理建议。
（2）需要答复或批复的，提出主办、协办机关名单，并提出答复方式建议。
（3）属一般情况报告的，应提出送请阅知的范围。
（4）可编发信息的，应提出转信息处研处的意见。
3.其它行政区域来文拟办意见应包括以下内容。
（1）必要的背景情况，需市人民政府研究的事项。
（2）需要答复的，提出主办、协办机关名单，并提出答复方式建议。
部门请示汇报事项涉及两个（含）以上分管口的，由来文部门的分管秘书长（副秘书长、办公厅副主任）签批拟办意见；其它来文涉及两个（含）以上分管口的，由所涉及行业的分管秘书长、副秘书长、办公厅副主任中排名最前的签批拟办意见。涉及接待事宜的，实行“一支笔”签批，副秘书长签批拟办意见后统一由市人民政府秘书长审批。拟办、批办意见涉及多位领导的，应按职务和排名由小到大书写。
（五）传阅。按照分管秘书长（副秘书长、办公厅副主任）签批的拟办意见和工作需要，及时将公文送传阅对象阅知或批示。传阅公文时应随时掌握公文的去向，不得漏传、误传、延误。传阅文件应视领导在家和分管情况灵活掌握传阅顺序。其中，批办件涉及市长批示的，涉及副市长都批阅完毕后方可送市长批阅。传阅应结合来文紧急程度掌握办理时限，最长不超过 5个工作日。
（六）转办。根据领导批示，需转有关部门办理的，将载有领导批示的文件批办单连同来文及相关资料，通过公文交换系统转承办机关。紧急公文应注明办理要求和时限。纸质公文须加盖市人民政府办公厅公文处理章后转承办机关。转办环节应于收到领导签批件的当日或次日完成。
（七）催办。转市直各有关部门办理的公文要定期催办（一般反馈期满当天催办一次，反馈期满后每两个工作日催办一次），特别重要或紧急的事项要随时跟踪催办。超过办理期限未反馈办理结果的，应要求承办机关说明情况，并督促其从速办理。无故不反馈且经3次以上催办无果的，在全市范围内通报批评。
催办过程要做简要记录，重要情况要及时向有关领导汇报，催办结果要定期通报。
（八）答复。经办人员要将请示、报告、意见的处理结果及时通知来文机关。请示件需要拟写批复等回复性文件的，要尽快转有关科室拟稿。
（九）注结。来文办理到以下程度，可以注结，注结应注明办结日期、办理结果。
1.可一次办结的文件有了具体结果。
2.需转发的文件，已转相关部门提出了具体贯彻意见，并已转交对口科室起草转发通知。
3.需翻印的文件，已将原文印发了有关旗区、部门和单位。
4.需阅知的文件，已分送或复印后分送所有应阅知的单位和人员。
5.需批复或回复的文件，已转交有关人员起草批复或将文件批办单复印回复来文机关。
注结的文件，应将原件、领导批示及处理过程中的有关资料收集齐全，列出资料清单经文电会议科科长审核签字后一并归档。
三、办理时限要求
（一）阅办件。普传文件不超过40个工作日办结，其它传阅件不超过15个工作日办结。其中，办文人员（包括文件办理过程中涉及的所有工作人员）流转合计不超过7个工作日，每位领导的签批时限不超过5个工作日。
（二）批办件。平件不超过15个工作日办结，特殊情况经分管副秘书长审批同意可以视情况延长5至10个工作日。其中，办文人员（包括文件办理过程中涉及的所有工作人员）流转合计不得超过5个工作日，每位领导签批环节不超过3个工作日。
（三）紧急公文。“特提”件，收件后立即办理，两个小时内完成审核、签收、登记、分办、拟办、传阅、承办和转办等流转环节，当天注结；“特急”件，4个小时内完成流转环节，24小时内注结；“加急”件，8个小时内完成流转环节，2天内注结；“平急”件，12个小时内完成流转环节，3天内注结。
第二章 发文办理
一、起草
（一）以市人民政府及办公厅名义制发的公文，由市人民政府办公厅相关科室起草，也可由市直部门代拟。部门提请市人民政府或市人民政府办公厅发文的，应在征求相关部门意见并进行合法性审查后行文报市人民政府（征求部门意见情况和合法性审查意见作为附件），由对应秘书科审核、文电会议科提出处理意见经市人民政府分管副秘书长审批，重要文件需经市人民政府秘书长审批。
（二）起草公文应符合国家法律法规及其它有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范；标点符号使用符合《标点符合用法》（GB/T15834—2011）标准，数字引用符合《出版物上数字用法》（GB/T 15835—2011）标准，量、单位和符号引用符合《国际单位制及其应用》（GB3100）、《有关量、单位和符号的一般原则》（GB3101）、《量和单位》（GB3102）标准，引用公文时应同时标注被引用文件的标题和发文字号，涉及的人名、地名、职务及单位名称要准确规范。规范性文件应提交市人民政府法制办公室合法性审查后依据市人民政府法制办公室出具的审查意见履行相关程序再进入发文程序。
（三）拟提交市委、市人民政府（办公厅）联合印发的公文，起草人应同时严格遵守市委办公厅有关制度要求并主动与市委办公厅做好协调对接工作。
二、审核。审核人员应全面审查把关拟发的文稿，包括是否符合党的现行方针政策、国家法律法规及上级有关规定，规范性文件是否有法制部门的合法性审查意见；如提出新的政策规定，是否经相关部门研究并达成一致意见，按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关政策规定等；是否需要行文，以何种名义及何种形式行文；观点是否正确，内容是否符合实际，措施是否切实可行，有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处；文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝练；标点、数字、计量单位、专用名词、引文、简称等是否规范；秘密等级、紧急程度、标题、文种、主送机关、结构层次序数、附件说明、抄送机关、附件等是否符合规定。
（一）科室审核。部门代拟的文稿，由分管副市长对应秘书科负责人全面审核把关并签字；市人民政府办公厅科室起草的文稿，由起草科室负责人全面审核把关并签字。文稿起草后，应通过智慧政务协同平台进入发文程序。
（二）文电会议科审核。起草科室负责人审核后的公文，由文电会议科按以下程序审核。
1.行文确认。对受理的文稿，审核人员要按照《条例》和市人民政府及办公厅主要公文形式、适用范围和审批程序规定确定是否需要行文，以何名义及何种形式行文。
下列情形的文稿，一般不以市人民政府或市人民政府办公厅名义行文：属部门和旗区职权范围内可以办理的事项或可以解决的问题；对自治区厅局文件提出的贯彻执行意见；已在会议上印发的领导同志讲话和纪要；未经协商取得一致意见的文稿；照抄照转上级文件，内容空泛，对指导工作没有实际意义的文稿。
凡属可发可不发的文件，坚决不发。对不宜以市人民政府或市人民政府办公厅名义行文的文稿，只提出处理意见，不做修改加工，报经分管副秘书长或办公厅副主任同意后，退回主办单位自行处理。
2.受理。文稿首页使用规范的发文稿纸，主办单位承办人、办公室主任或秘书科科长、单位负责人在相应栏目内签署了姓名，文稿主题明确，文理通顺，附件齐全，附有必要的背景情况说明，主送、抄送机关明确，并附有详细名单，符合规范要求的文稿，由文电会议科受理并进入审核程序。
不符合要求的文稿，由文电会议科核稿人员提出处理意见，经文电会议科科长审核同意后，退回主办机关或办公厅起草科室修改完善或另作处理。退文情况定期通报办公厅有关领导。办公厅内部发文参考市人民政府发文程序审核、送签。
3.核稿。文稿经确认行文后，核稿人员要在认真研读、熟悉文稿基本内容的基础上，认真把好内容关、政策（法规）关、程序关、格式关和文字关。
核稿过程中，如发现需要会签和协调解决的重要事项，可由文电会议科提出意见，经分管副秘书长或办公厅副主任审核同意后，退回主办机关会签协调；主办机关无法协调的，要列明各方理据，提出建设性意见后报请市人民政府有关领导协调或裁定。
原稿基础较差，需作较大改动的，由文电会议科提出意见后由主办机关或起草科室修改；对改动较大、特别是修改了实质性内容的文稿，应请会签机关负责人重新审阅并签署意见。
对文稿的核改，自收文之日起，一般应在2个工作日内完成，并及时送审；篇幅较长或需作较大修改的，应在5个工作日内完成。急件随到随审。如文稿内容需协调或主办单位修改完善，办理时限自收到修改稿之日起重新计算。
三、签发。文电会议科审核后的文稿，按照市人民政府及办公厅公文形式、适用范围和审批程序规定送市人民政府或办公厅领导签发。一般事务性文件送分管副秘书长审核、分管副市长签发，涉及多个分管口或旗区职权的事项要由有关领导协商、会签；涉及全市性的重大决策或事务，由市长签发。
（一）文稿送审时，审核人应按照“四个要”（必要的背景情况要有简要说明；把握不准的重大问题要明确提示；会签时有不同意见的问题要如实注明；急办事项要标注时限要求）的要求，注明有关事项。
（二）审签过程中领导如有重要改动，要随时向参与审稿的其他领导和有关方面通报。
（三）领导圈阅或只签署姓名、日期的，视为同意发文。
（四）办公厅相关科室应提醒所服务的领导及时审签文件，审签文件一般于3个工作日内完成。紧急文件随到随办。
四、复核。经市人民政府或办公厅领导签发的文件，由文电会议科复核。复核的重点为审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经全面把关合格的文件，核稿人员方可在“复核定稿”一栏签字。对不符合要求的，退回主办单位或起草科室补办或补齐；对不符合规定、问题较大或内容与形式不相符的，要按规定修改并按程序（按原审批人审批顺序）复审。复核环节应于收到签发件2个工作日内完成。
五、登记。复核无误的公文，由文电会议科核稿人员确定公文的发文字号、分送范围等，并登记发文字号、标题、发文日期、密级等信息。
六、印制。登记完毕后，公文送办公厅文印中心排版、校对、形成清样送文电会议科定稿签字确认后缮印。文印中心要在严谨、高效、保密的前提下印制文件，确保文件内容准确、版式规范、装订整洁、安全保密，并做好以下六个方面的事宜。
（一）认真检查送印稿，对未按规定程序审签、签发的文稿，一律拒收并退回。
（二）严格按文稿校对文件，对个别文稿中存在模糊或错误之处，校对人员要及时与核稿人核实纠正。严禁不负责任、将错就错。
（三）根据发文机关和发文字号，准确使用相应的文头、印鉴，严禁张冠李戴。
（四）严把文件印制关。要明确专人负责对成品文件逐份进行质量检查，确认无误后，将原稿、核校清样和成品文件一并送文电会议科科长阅审。
（五）加强安全保密工作，成品文件及时交付文电会议科统一分发。未经文电会议科科长核准，任何人不得擅自从文印中心查阅、借阅、调取任何文件。查阅、借阅、调取文件应按规定经过审批后到档案室履行手续。
（六）提高效率。文印中心要按照文电会议科要求合理安排确定文件排印顺序，紧急文件按时限要求印毕，平件3个工作日内印毕，篇幅特别长的文件5个工作日内印毕。
涉密公文应在符合保密要求的指定场所使用指定的涉密设备印刷。
通过电子公文交换系统发送的电子版公文，应使用成品纸质文件的扫描件。
七、核发。公文印制完毕，由文电会议科科长检查公文的文字、格式和印刷质量后，根据公文的密级、发送范围和紧急程度及时按规定渠道分发。核发要做到严谨高效、即送即审。
经审核合格的文件，即由文电会议科工作人员按发放范围及时分发；对不合格的文件，要指出存在问题并责成文印中心重新印制；对经审核不能或暂时不宜发送的文件要妥善处置。其它科室制发的文件，须经所在科室负责人最终审核把关后方可分发。文件印妥后，须在当日或次日发出。对核发文件的数量和质量等方面的问题，要认真登记，每月汇总一次。
八、归档。经办人员要将成文（4份）、底稿及其它有关资料搜集齐全，及时移交档案室归档。
第三章 市人民政府及办公厅公文形式、
适用范围及审批程序
一、《鄂尔多斯市人民政府文件》（上行文）
（一）发文字号为“鄂府字〔20××〕×号”，用于向自治区人民政府上报请示、报告、意见。
（二）发文字号为“鄂府土字〔20××〕×号”，专用于用地的请示事项。
审批程序为：分管副市长会签、市长签发。市长因外出等无法签发文件时，向自治区人民政府备案后，可委托常务副市长签发。
二、《鄂尔多斯市人民政府》
（一）发文字号为“鄂府议字〔20××〕×号”，用于向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会报送议案。
审批程序为：经市人民政府全体会议、常务会议或市长办公会议讨论通过，秘书长和相关副市长会签后由市长签发。
（二）发文字号为“鄂府任字〔20××〕×号”，用于任免干部。
审批程序为：经市人民政府常务会议研究通过后，由市人民政府秘书长会签、市长或市长委托常务副市长签发。
（三）发文字号为“鄂府提任字〔20××〕×号”，用于提请市人大常委会任免干部。
审批程序为：经市人民政府常务会议研究通过后，由市人民政府秘书长会签、市长签发。
三、《鄂尔多斯市人民政府文件》（下行文）
发文字号为“鄂府发〔20××〕×号”，用于公布市人民政府规范性文件；转发自治区人民政府文件；下达市人民政府重要决定、意见、计划 、规划；发布有关政策性的规定和对政策性规定的修订；发布全市性的重要工作部署和涉及面较广的行政措施；嘉奖有关单位及人员；批转各旗区和市直各部门的重要报告、意见；批复各旗区和市直各部门的重要请示事项等。
审批程序为：由市长或分管副市长签发，经授权也可由秘书长签发。其中，规范性文件须经市人民政府法制办公室审查、分管副市长审核、常务会议研究通过后，由市长签发；属综合性、全局性的或涉及大额资金使用、土地出让、国有资产调配处置、矿产资源配置等重大问题，需经相关副市长会签后，由市长或市长委托常务副市长签发；特别重要的问题，需提交市人民政府常务会议研究通过后，由市长或市长委托常务副市长签发；涉及两位或两位以上副市长分管的工作，需经相关副市长会签后，报市长或常务副市长签发。
四、《鄂尔多斯市人民政府》
（一）发文字号为“鄂府函〔20××〕×号”，主要用于与不相隶属机关商洽、联系工作。
（二）发文字号为“鄂府信复函〔20××〕×号”，用于答复信访事项。
审批程序为：分管副市长签发。特别重要的事项，由市长或常务副市长签发。经授权，一般事项可由秘书长或办公厅主任签发。
五、《鄂尔多斯市人民政府会议纪要》
发文字号为“〔20××〕×号”，用于记载和传达市人民政府常务会议、市长办公会议及其它重要会议精神和议定事项。
审批程序为：经相关秘书长审核，主持会议的副市长签发；市长办公会议和常务会议纪要经相关副秘书长审核，秘书长和相关副市长会签后，由市长或常务副市长签发。
六、《人大代表建议政协委员提案办理答复函》
发文字号为“鄂建提复字〔20××〕 ×号”，用于答复各级人大代表建议和政协委员提案。
审批程序为：秘书长或相关副市长签发，特别重要的事项或自治区、全国人大代表建议和政协委员提案，由市长或常务副市长签发。
七、《鄂尔多斯市人民政府办公厅文件》
发文字号为“鄂府办发〔20××〕×号”，用于转发自治区人民政府办公厅文件；为落实市人民政府研究决定的事项或市人民政府领导的指示，就某些方面发出通知或通报；转发各旗区和市直各部门报告、意见或答复各旗区和市直各部门请示、意见；就市人民政府办公厅本身的重要工作作出决定等。
审批程序为：相关副秘书长审核后，秘书长或办公厅主任签发。经授权，一般事项的文件可由相关副秘书长或办公厅副主任签发。涉及市人民政府工作的重要事项，需经常务副市长或市长审阅后，由秘书长签发；必要时，可由常务副市长或市长签发。
八、《鄂尔多斯市人民政府办公厅》
发文字号为“鄂府办函〔20××〕×号”，主要用于传达市人民政府会议一般性决议或市长、副市长的指示；答复各旗区和市直各部门的一般性请示、意见；一般性的事务性事项通知、通报等。
审批程序为：由秘书长或办公厅主任签发。经授权，一般事项的文件可由相关副秘书长或办公厅副主任签发。
九、《鄂尔多斯市人民政府办公厅》
发文字号为“鄂府办厅务字〔20××〕×号 ”，主要用于通知或与相关部门协商市人民政府办公厅内部事务。
审批程序为：由秘书长或办公厅主任签发。
十、《内部情况通报》
发文字号按年度编号，格式为“第×期”，主要用于刊载市人民政府领导在市人民政府召开的重要会议上的讲话(已在会议上印发和在市人民政府公报上登载的，原则上不再印发)；上级和市人民政府领导重要批示；重要调查报告和重要参阅文件；其它重要情况等。
审批程序为：由相关副秘书长或秘书长签发。其中市人民政府领导讲话和批示需本人审定签发。
十一、《鄂尔多斯市发电》
因事项紧急，需以电传形式发出的市人民政府或市人民政府办公厅文件，用《鄂尔多斯市发电》（绿色文头）发出，发文字号分别为“鄂府发电〔20××〕×号”和“鄂府办发电〔20××〕×号”，审批程序同市人民政府文件和市人民政府办公厅文件。需以密码电报发出的市人民政府文件或市人民政府办公厅文件，用《鄂尔多斯市发电》（红色文头）发出，发文字号分别为“鄂府密电〔20××〕×号”和“鄂府办密电〔20××〕×号”，审批程序同市人民政府文件和市人民政府办公厅文件。
第四章 公文管理
一、市人民政府办公厅各科室公文管理职责
（一）市人民政府办公厅文电会议科负责市人民政府及办公厅的公文管理工作，包括来文的受理、运转、存档和以市人民政府及办公厅名义制发公文，是市人民政府及办公厅公文的总关口（包括进口、出口）。其它科室不得擅自受理、转办来文和以市人民政府及办公厅名义制发公文。
（二）市人民政府办公厅其它科室应协助文电会议科做好以下方面工作。
1.承办本科室职责范围内事项的来文。
2.协助催办、督办分管口部门承办的来文。
3.协助提醒所对应服务的领导及时签批文件，根据领导日程安排提醒文电会议科调整传阅顺序。
4.根据来文处理情况，起草批复等对应文件。
5.完成领导交办的其它工作任务。
二、自动化办公系统管理
市人民政府办公厅大力推行无纸化办公，不断提高政务工作的信息化水平。除密件和部分急件，原则上市人民政府及办公厅来文和发文都要通过市人民政府智慧政务协同平台运行。各秘书科负责协助领导做好网上公文的处理工作，并根据领导使用情况向市人民政府电子政务中心提出改进建议。市人民政府电子政务中心负责智慧政务协同平台功能和运行保障。
三、保密管理
市人民政府办公厅整体保密工作由文电会议科负责，网络保密审查、涉密器材和存储介质的管理由市人民政府电子政务中心会同文电会议科负责。具体管理按照《鄂尔多斯市人民政府办公厅保密操作规程》执行。
文电会议科要会同市人民政府电子政务中心定期检查办公厅保密工作，发现问题及时处理解决。要加大对办公厅政务工作人员的保密教育和培训，提高保密意识，严守保密规定。
第五章 附则
本制度由市人民政府办公厅负责解释，从2018年10月1日起实行，有效期5年，此前印发与本制度不一致的，以本制度为准。